foboxy mit Sitz in Norderstedt bei Hamburg vermietet Fotoboxen, die auf keiner guten Hochzeit, Firmenfeier oder Party fehlen dürfen und für spontane Schnappschüsse sorgen. Als Marktführer hat Foboxy einen hohen Anspruch: pünktliche Lieferung, reibungslose Abwicklung und perfekte Reputation. Das gesamte Geschäft hängt davon ab, dass Prozesse funktionieren – ohne Ausnahme.

Die Herausforderung bestand darin, alle Prozesse, die bei der Vermietung einer Fotobox anfallen, digital abzubilden. Dies umfasst die erste Anfrage, die Verfügbarkeit, die Reservierung, die Buchung und die Bezahlung sowie den Versand, die Rücksendung, die Lagerverwaltung und die Abrechnung. Hinzu kommen individuelle Designs für Fotodrucke, Partnerprogramme mit Provisionsabrechnung sowie die Anbindung an Logistikdienstleister, Banken und Zahlungsanbieter.

Das bestehende System war intern entwickelt worden, stieß aber an seine Grenzen. Die neue Software musste die gesamte Wertschöpfungskette abbilden und dabei höchste Zuverlässigkeit gewährleisten. Denn wenn die Anwendung nicht läuft, steht der gesamte Betrieb still. Es können keine Bestellungen aufgegeben, keine Versandlabels erstellt und keine Rücksendungen bearbeitet werden – und die Reputation gerät in Gefahr.

Zusätzliche Komplexität entsteht durch die angebundenen Schnittstellen, speziell im Logistikbereich (DHL, DHL Express, UPS), die nicht immer stabil sind. Aber die Pakete müssen unter allen Umständen verschickt werden – egal, ob eine API gerade Probleme macht oder nicht. Foboxy lebt von seinem sehr guten Ruf, und der darf nicht leiden.

Seit 2022 begleiten wir foboxy, nachdem das ursprünglich für 2020 geplante Projekt aufgrund der Corona-Pandemie verzögert wurde. Die Entwicklung dauerte im Kern ca. 12 Monate, seitdem erfolgt eine kontinuierliche Weiterentwicklung.

Die Basis dafür ist ein Refactoring des bestehenden Systems auf das moderne Symfony-Framework. Wir haben das Vorprojekt nicht weggeworfen, sondern strukturiert überarbeitet: mit aktuellem Framework, sauberem Code und skalierbarer Architektur.

Die Entwicklung erfolgte agil: Bereits während der Umsetzung wurden Optimierungen vorgenommen, oft mit Fokus auf Effizienzsteigerung. Prozesse, die im alten System umständlich waren, wurden gestrafft. Neue Features wurden direkt integriert, wenn sie sinnvoll waren.

Das Ergebnis ist eine Software, die die gesamte Wertschöpfungskette steuert.

Anfrage und Buchung: Kunden prüfen die Verfügbarkeit, reservieren Fotoboxen und buchen diese direkt online. Das System verwaltet den kompletten Buchungsprozess inklusive Bezahlung per PayPal, Klarna oder Stripe und automatischer Rechnungslegung.

Im Fotodruck-Designer erstellen Kunden individuelle Designs für ihre Fotodrucke – mit eigenem Logo, Farben und Texten. Das Tool generiert druckfähige Vorlagen, die später auf den Ausdrucken der Fotobox erscheinen.

Banken- und Kontoabgleich: Zahlungseingänge werden automatisch abgeglichen und den entsprechenden Buchungen zugeordnet. Es gibt eine Integration von PayPal, Klarna und Stripe für verschiedene Zahlungswege.

Abrechnung und Controlling: Hier werden alle Buchungen, Umsätze und Kosten erfasst. Die Disposition aller Boxen ist jederzeit transparent: Welche Box ist wo, wann kommt sie zurück und wann kann sie wieder vermietet werden?

Versandabwicklung: Anbindung an DHL, DHL Express und UPS. Versandlabels werden automatisch generiert und Tracking-Informationen an die Kunden verschickt. Falls eine Logistik-API einmal nicht funktionieren sollte, greifen Fallback-Mechanismen – die Pakete werden in jedem Fall versandt.

Lagerverwaltung: Eingehende Fotoboxen werden über Paket-Scanner erfasst, ihr Zustand wird geprüft und sie werden für die nächste Vermietung vorbereitet. Das System weiß somit jederzeit, welche Box sich wo befindet und in welchem Zustand.

Software-Weiterentwicklung für Fotoboxen: Wir entwickeln nicht nur die Backend-Software, sondern auch die Firmware der Fotoboxen weiter – für neue Features, eine verbesserte Usability und Bugfixes.

Partnerprogramm: Professionelle Veranstaltungsdienstleister wie Hochzeitsfotografen können Fotoboxen vermitteln und erhalten Provisionen. Das System rechnet automatisch ab.

Die Migration vom alten zum neuen System verlief reibungslos: Die Fotoboxen wurden mit dem alten System verschickt, kamen nach dem Mietzeitraum zurück und wurden mit der neuen Software abgewickelt. Es gab keinen Ausfall und keine Unterbrechung.

Wir betrachten den gesamten Prozess aus Kundensicht – vom Lager über die Benutzeroberfläche der Fotobox bis hin zur Darstellung auf dem Ausdruck. Jedes Detail zählt, da es die Reputation beeinflusst.

• Kunde seit 2022 – Nach Projektierung 2020 und Corona-Verzögerung
• Projektdauer – 12 Monate Kernentwicklung, seitdem kontinuierliche Weiterentwicklung
• Komplette Geschäftsprozesse – Von Anfrage bis Rücksendung, alles digital abgebildet
• Symfony-Basis – Refactoring des Vorgängersystems auf modernes Framework
• Payment-Integration – PayPal, Klarna, Stripe, automatischer Kontoabgleich
• Logistik-Integration – DHL, DHL Express, UPS mit Fallback-Mechanismen
• Lagerverwaltung – Inklusive Paket-Scanner-Anbindung
• Fotodruck-Designer – Individuelle Designs für Kunden
• Partner-Programm – Provisionsabrechnung für Vermittler
• Firmware-Entwicklung – Weiterentwicklung der Fotobox-Software
• Ant Design Interface – Mit kundenspezifischen Erweiterungen
• PDF-Generierung – Automatische Rechnungserstellung
• Agile Entwicklung – Kontinuierliche Optimierung während der Umsetzung

Die Software steuert das gesamte Business von foboxy – ohne Ausnahme. Jede Anfrage, jede Buchung, jeder Versand, jede Rücksendung läuft über das System. Wenn die Software nicht läuft, steht der Laden still. Aber die Software läuft – stabil, zuverlässig, auch wenn externe Schnittstellen Probleme machen.

Die Migration vom alten zum neuen System war nahtlos: Keine Ausfälle, keine verlorenen Bestellungen, keine Unterbrechung des Geschäftsbetriebs. Fotoboxen gingen mit dem alten System raus, kamen zurück und wurden mit dem neuen System weiterverarbeitet.

Die Effizienzsteigerung ist messbar: Prozesse, die früher manuell waren, laufen jetzt automatisiert. Versandlabels werden generiert, Zahlungen abgeglichen, Provisionen berechnet – alles ohne manuelle Eingriffe. Das spart Zeit und reduziert Fehler.

Die Logistik-Integration ist robust: Auch wenn DHL oder UPS mal API-Probleme haben, gehen die Pakete raus. Fallback-Mechanismen greifen, alternative Wege werden genutzt. Die Reputation von foboxy bleibt unangetastet.

Das Partner-Programm ermöglicht es Hochzeitsfotografen und Veranstaltungsdienstleistern, Fotoboxen zu vermitteln – mit automatischer Provisionsabrechnung. Ein Vertriebskanal, der skaliert, ohne manuellen Aufwand.

Die kontinuierliche Weiterentwicklung sorgt dafür, dass das System mit dem Business mitwächst. Neue Features, Optimierungen, Bugfixes – alles agil und in enger Abstimmung mit dem Kunden.

foboxy zeigt, wie Software ein Business tragen kann – wenn sie die gesamte Wertschöpfungskette abbildet, stabil läuft und kontinuierlich weiterentwickelt wird. Von der Anfrage bis zur Rücksendung, von der Buchhaltung bis zur Firmware – alles aus einer Hand.